電影編劇寫劇本，作曲家創(chuàng)作樂(lè)譜，而活動(dòng)策劃者則擬定工作單每個(gè)職能實(shí)際上是異曲同工。正如一個(gè)好的故事有開頭、發(fā)展和結(jié)尾—樣每個(gè)步驟被事先擬定，每個(gè)音符都嚴(yán)格按照作者意愿演奏，每個(gè)人都按照統(tǒng)一的劇情表演，每一件事都有詳細(xì)說(shuō)明。它降低了出錯(cuò)的可能，消除了“但我本來(lái)以為......”之類的偏差，壓縮了管理的“灰色空間”，減少了因疏漏而可能導(dǎo)致的意外。細(xì)節(jié)產(chǎn)生魔力，不論是格蘭.古爾徳彈鋼琴的嫻熟指法，還是道格.亨寧玩撲克魔術(shù)，都是這個(gè)道理。

    工作單變得栩栩如生，而你正是它的創(chuàng)意指導(dǎo)。它是你活動(dòng)的靈魂，決定了活動(dòng)的所有內(nèi)容。應(yīng)該安排一個(gè)人專門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備該工作單，負(fù)責(zé)控制填入的信息，并且這個(gè)人必須是唯一的一個(gè)與供應(yīng)商打交道且完成最終計(jì)劃的人。正如交響樂(lè)團(tuán)的指揮和電影的導(dǎo)演一樣，創(chuàng)意指導(dǎo)必須對(duì)活動(dòng)了如指掌，包括每個(gè)時(shí)刻、每個(gè)步驟和每個(gè)細(xì)節(jié)。每一個(gè)演員都必須淸楚他們各自的角色，并且知道自己在什么時(shí)候應(yīng)該上場(chǎng)，但只有一個(gè)人是統(tǒng)領(lǐng)全局的。這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)該是主持活動(dòng)或負(fù)責(zé)聯(lián)系的人。一定要確保每一個(gè)人都清楚各自特定的角色。千萬(wàn)不能讓六個(gè)人都去給同一個(gè)供應(yīng)商打電話，這樣的安排很容易帶來(lái)災(zāi)難性的后果，這樣錯(cuò)誤的安排只能反映出你管理和組織方面很不專業(yè)。

    當(dāng)活動(dòng)臨近的時(shí)候，你可能不會(huì)再去查詢你的工作單了，因?yàn)榈侥菚r(shí)其中的內(nèi)容你已經(jīng)爛熟于心。如果在準(zhǔn)備過(guò)程中有任何不協(xié)調(diào)的音符出現(xiàn)了，你就會(huì)像樂(lè)隊(duì)指揮一樣，及時(shí)地覺察出來(lái)。某婚禮策劃人提前了幾個(gè)月預(yù)訂了一處私人莊園為一對(duì)名人舉行婚禮，可是在活動(dòng)即將開始前十天，他才發(fā)現(xiàn)在兩位新人即將立婚誓的草坪上已經(jīng)修了一個(gè)大水池和熱水管。他立刻說(shuō)道，新人不能在那里結(jié)婚，除非他們兩人愿意在水中行走。發(fā)生這樣不幸的意外是不可想象的，尤其是在活動(dòng)即將開始的十天前!這就是制作工作單的目的——確保每一件事都有條不紊地如期進(jìn)行，避免任何意外的發(fā)生。找到解決的辦法之后，又要花多大的代價(jià)來(lái)使新的計(jì)劃付諸實(shí)施呢?誰(shuí)來(lái)承擔(dān)那樣的壓力以及額外的費(fèi)用呢?

    工作單相當(dāng)于信息指南，其作用在于告訴你的供應(yīng)商你希望如何組織你的活動(dòng)。他們會(huì)按照合同的內(nèi)容、雙方協(xié)商好的費(fèi)用以及你所希望的細(xì)節(jié)去著手準(zhǔn)備。比方說(shuō)，飯店里通常都會(huì)有一個(gè)甜點(diǎn)和咖啡供應(yīng)處，而那里的杯子和碟子都是分開疊放在一起的。而你可能會(huì)希望杯子和碟子能更干凈地、成套地?cái)[放 它一塊，好讓客人們更加方便地取用。飯店就需要提前了解這些信息，好讓員工改變杯子和碟子的擺放方式。這僅僅是千頭萬(wàn)緒的工作中的一個(gè)小細(xì)節(jié)一一 而整個(gè)活動(dòng)的安排不知道要涉及多少個(gè)這樣的細(xì)節(jié)。你由此應(yīng)當(dāng)知道，活動(dòng)的策劃公司必須進(jìn)行充分的準(zhǔn)備。

    無(wú)論是飯店還是其他的會(huì)議地點(diǎn)都十分強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)。有時(shí)他們甚至?xí)⒛愕墓ぷ鲉我暈樗麄兊?ldquo;參考書”。即使工作單多達(dá)百頁(yè)，他們也會(huì)仔細(xì)閱讀這本“書”，因?yàn)橥ㄟ^(guò)閱讀他們就能將活動(dòng)安排得井井有條。他們不會(huì)說(shuō)“我不知 道”，因?yàn)樗械募?xì)節(jié)都清楚地列在工作單上了。如果你希望活動(dòng)中用的彩色小燈的電線能與樹葉的顏色渾然一體，你就應(yīng)當(dāng)在工作單上注明。總之，你應(yīng)當(dāng)確保，活動(dòng)那天的所有安排都必須如你所愿。任何一點(diǎn)的失誤都是不可接受的。如果有些事項(xiàng)不符合你的要求或者你的設(shè)計(jì)，你必須在活動(dòng)之前就要知曉，而不是等到活動(dòng)開始的當(dāng)天才知道，同時(shí)，你應(yīng)當(dāng)告訴這些承辦商說(shuō)，你會(huì)指定一名工作人員前去協(xié)助準(zhǔn)備工作和監(jiān)督準(zhǔn)備工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。你必須做好記錄，誰(shuí)去負(fù)責(zé)哪一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，什么時(shí)候去檢査物品的擺放，這樣才能使所有工作按部就班地進(jìn)行。最重要的是總體的視覺效果。攝像機(jī)應(yīng)該對(duì)準(zhǔn)什么地方?客人能看見些什么?有些什么效果?現(xiàn)場(chǎng)氣氛如何?你的工作單會(huì)一步一步地完成你所希望的活動(dòng)計(jì)劃。

    工作單就好像是一本工作流程手冊(cè)。每一位供應(yīng)商和主要工作人員都應(yīng)該及時(shí)得到一份原件并仔細(xì)閱讀，然后再作必要的修改。供應(yīng)商們常說(shuō)，了解活動(dòng)的整個(gè)流程對(duì)他們的準(zhǔn)備工作是十分有利的。比方說(shuō)，對(duì)于帳篷租賃公司來(lái)講，最好是讓他們提前知道宴會(huì)承辦者將會(huì)在炊事帳篷里放置哪些設(shè)備以及打算何時(shí)安置。事先了解這些情況后，租賃公司就能夠相應(yīng)地安排自己人員的工作,以保證他們?cè)谘鐣?huì)承辦公司的工作人員到達(dá)之前順利地完成工作并撤離。這樣的話，就不至于發(fā)生搭建帳篷的作人員還在緊張地工作，而宴會(huì)承辦人員已經(jīng)到達(dá)并在卸載物品的情形了。如果可以的話，你最好帶著帳篷供應(yīng)商和宴會(huì)承辦商到現(xiàn)場(chǎng)走一趟，也作單將成為對(duì)已討論內(nèi)容及最終計(jì)劃的檢査依據(jù)。

    如果你的供應(yīng)商看過(guò)你最初的工作單，但后來(lái)你們對(duì)重要內(nèi)容又作了調(diào)整，那么必須將修改過(guò)的表格再發(fā)送給他們。在活動(dòng)正式開始的前幾天你應(yīng)該召開一個(gè)預(yù)備會(huì)議。在這個(gè)會(huì)議上，所有的供應(yīng)商以及關(guān)鍵成員應(yīng)當(dāng)瀏覽一下工作單的終稿，以確保對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都理解無(wú)誤。也可以在這次會(huì)議中作最后一次場(chǎng)地視察。“預(yù)備會(huì)議原本是指在大會(huì)正式召開之前的小會(huì)，但現(xiàn)在也可用來(lái)指任何會(huì)議之前的籌備會(huì)議。在活動(dòng)開始當(dāng)天，每一個(gè)細(xì)節(jié)都應(yīng)該由活動(dòng)籌委會(huì)的成員負(fù)責(zé)。他們應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)方方面面的安排確保一切都按照工作單的計(jì)劃進(jìn)行。他們還應(yīng)該將相關(guān)情況匯報(bào)給創(chuàng)意指導(dǎo)，由他來(lái)決定所有的事情。

    作單的開頭應(yīng)該是一份“通訊錄”，包括所有人的姓名職務(wù)公司名稱、 地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、電子郵件，甚至家庭電話號(hào)碼。這種通訊錄主要起兩個(gè)作用：第一個(gè)作用讓創(chuàng)意指導(dǎo)在中心區(qū)能與所有人聯(lián)系。比方說(shuō)，如果創(chuàng)意指導(dǎo)想要聯(lián)系正在接送重要客人的司機(jī)，他(她)就需要這個(gè)司機(jī)的手機(jī)號(hào)碼;第二個(gè)作用是在活動(dòng)結(jié)束后，你可以利用這份名單給相關(guān)人員寫感謝信。這份通訊錄就像一份淸單，上面包含了你需要的所有信息。

    對(duì)那些初次策劃活動(dòng)的人來(lái)說(shuō)，飯店和活動(dòng)場(chǎng)地都可以提供一份他們比較中意的供應(yīng)商名單。有的時(shí)候，你可能只能選擇他們推薦的供應(yīng)商。所以你一定要事先問(wèn)一下，你是否可以自己選擇供應(yīng)商。

    工作單上的信息都應(yīng)是保密的。所以你一定要向你的供應(yīng)商及所有收到工作單的人員明白這一點(diǎn)。關(guān)鍵成員在活動(dòng)中都得帶上他們的工作單，最好放在活頁(yè)夾中并且必須確保不要丟失。每一個(gè)工作人員都要對(duì)他的這份工作單的內(nèi)容負(fù)責(zé)。同時(shí)你也可以在總結(jié)活動(dòng)情況時(shí)在這份工作單上記下需要討論的要點(diǎn)乂：

    工作單的作用在于確認(rèn)什么人做什么事。當(dāng)你完成這份工作單時(shí)，你應(yīng)該需要多少人手、他們各自的責(zé)任與任務(wù)以及他們何時(shí)被安置在何地等情況將在工作單上顯示得一目了然。

    曾經(jīng)有兩場(chǎng)籌款活動(dòng)都因?yàn)橛幸话胍陨系闹驹刚邲](méi)有按時(shí)到場(chǎng)而出現(xiàn)很多麻煩，因?yàn)榈綀?chǎng)的那些志愿者根本無(wú)法顧及所有的事情。他們的確需要額外的人手。問(wèn)題不在那些籌委會(huì)委員身上，因?yàn)樗麄兺ǔ?duì)這項(xiàng)事業(yè)非常盡心， 投入了大量的時(shí)間和精力：?jiǎn)栴}出在志愿者的時(shí)間觀念上。你―定要讓這些志愿者知道，他們的工作事關(guān)活動(dòng)的成敗。花點(diǎn)時(shí)間將這些志愿者的工作時(shí)間 表排出來(lái)，明確他們各自擔(dān)負(fù)的職責(zé)，讓他們清楚地知道他們應(yīng)該做些什么 (著裝規(guī)范、禮儀、時(shí)間等)，讓他們?cè)诨顒?dòng)那天著統(tǒng)一服裝出場(chǎng)，你還應(yīng)該指派 一名活動(dòng)組委會(huì)的成員和他們一起回想一遍他們的職責(zé)，并在整個(gè)活動(dòng)中監(jiān)詧志愿者的工作。應(yīng)有專人負(fù)責(zé)聽取志愿者們匯報(bào)工作。

推薦閱讀：年度活動(dòng)策劃公司要怎么做才能達(dá)到目標(biāo)的效果？